1. Partijen en toepasselijkheid

1. Deze gebruikersovereenkomst geldt voor het gebruik van het HRM-platform PraktijkDesk door medewerkers, leidinggevenden, HR-functionarissen, beheerders en andere personen aan wie toegang is verleend.

2. PraktijkDesk wordt aangeboden door Highplus, handelend onder de naam PraktijkDesk, gevestigd aan de Gietenstraat 110, 2545 XD Den Haag en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89887190, hierna: “PraktijkDesk”.

3. De organisatie die PraktijkDesk afneemt en bepaalt voor welke HR-doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt, wordt hierna de “Werkgever” genoemd.

4. De natuurlijke persoon die toegang heeft tot PraktijkDesk wordt hierna de “Gebruiker” genoemd.

5. Deze overeenkomst regelt het gebruik van PraktijkDesk. De afspraken tussen PraktijkDesk en de Werkgever over de verwerking van werknemersgegevens worden daarnaast vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

2. Rollen bij de verwerking

1. Voor persoonsgegevens die in opdracht van de Werkgever in PraktijkDesk worden opgeslagen, is de Werkgever in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en PraktijkDesk verwerker.

2. PraktijkDesk verwerkt deze gegevens uitsluitend voor rekening van en volgens de gedocumenteerde instructies van de Werkgever, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

3. Voor gegevens die PraktijkDesk voor eigen bedrijfsdoeleinden verwerkt, zoals accountbeveiliging, facturering, misbruikpreventie en de afhandeling van ondersteuningsverzoeken, kan PraktijkDesk zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

4. Een arbodienst, bedrijfsarts of andere externe partner kan voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. De precieze rolverdeling wordt per koppeling toegelicht.

3. Doeleinden

PraktijkDesk kan worden gebruikt voor:

a. personeels- en contractadministratie;
b. salaris- en functieadministratie;
c. registratie van indiensttreding, functiewijzigingen en uitdiensttreding;
d. communicatie tussen de Werkgever en werknemers;
e. ondersteuning van HR-processen;
f. beheer van gebruikersaccounts en toegangsrechten;
g. het koppelen van gegevens of dossiers met goedgekeurde externe partners;
h. het voldoen aan wettelijke verplichtingen van de Werkgever;
i. beveiliging, logging, continuïteit en voorkoming van misbruik.

Persoonsgegevens mogen niet worden gebruikt voor doelen die onverenigbaar zijn met deze doeleinden, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en de betrokken persoon vooraf correct is geïnformeerd.

4. Persoonsgegevens

Afhankelijk van de inrichting en het gebruik van PraktijkDesk kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam, adres en woonplaats;

• geboortedatum;

• telefoonnummer en e-mailadres;

• personeelsnummer en gebruikersidentificatie;

• functie, afdeling en leidinggevende;

• loon, looncomponenten en loonschaal;

• datum van indiensttreding en, indien van toepassing, uitdiensttreding;

• contract- en arbeidsduurgegevens;

• werkgevers- en organisatiegegevens;

• communicatie en documenten die binnen PraktijkDesk worden opgeslagen;

• technische gegevens, zoals inlogtijdstip, IP-adres, apparaat- en beveiligingsgegevens;

• gegevens die noodzakelijk zijn voor een geautoriseerde koppeling met een externe partner.

PraktijkDesk en de Werkgever verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

5. Gezondheidsgegevens en arbodossiers

1. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en vallen onder een verhoogd beschermingsniveau.

2. Medische gegevens die onder het beroepsgeheim van een bedrijfsarts of andere zorgprofessional vallen, mogen niet toegankelijk zijn voor de Werkgever of reguliere PraktijkDesk-gebruikers.

3. Een koppeling met een arbodienst mag uitsluitend gegevens uitwisselen die noodzakelijk en wettelijk toegestaan zijn.

4. Een werkgever mag via PraktijkDesk geen diagnose, behandeling, medicijngebruik of andere medische bijzonderheden registreren wanneer de werkgever deze gegevens niet wettelijk mag verwerken.

5. Waar nodig worden het medische gedeelte en het werkgeversgedeelte van een dossier technisch en organisatorisch van elkaar gescheiden.

6. De arbodienst of bedrijfsarts blijft verantwoordelijk voor het medische dossier en voor naleving van het medisch beroepsgeheim.

6. Grondslagen voor verwerking

Persoonsgegevens worden, afhankelijk van het doel, verwerkt op basis van:

a. de uitvoering van een overeenkomst, waaronder de arbeids- of dienstverleningsovereenkomst;
b. een wettelijke verplichting van de Werkgever of PraktijkDesk;
c. een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging, continuïteit, fraudepreventie of een doelmatige HR-administratie, nadat de betrokken belangen zijn afgewogen;
d. toestemming, uitsluitend wanneer de verwerking werkelijk vrijwillig en optioneel is;
e. een andere grondslag die volgens de AVG of toepasselijke Nederlandse wetgeving is toegestaan.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die op een andere geldige grondslag berusten.

7. Accounts en toegangsbeveiliging

1. De Gebruiker ontvangt uitsluitend toegang voor de aan hem of haar toegewezen werkzaamheden.

2. Een account is persoonlijk en mag niet worden gedeeld.

3. De Gebruiker moet inloggegevens en authenticatiemiddelen geheimhouden en passende beveiligingsmaatregelen gebruiken.

4. De Gebruiker meldt verlies, misbruik of vermoedelijke onbevoegde toegang onmiddellijk via support@praktijkdesk.nl.

5. De Gebruiker mag alleen dossiers en persoonsgegevens raadplegen die noodzakelijk zijn voor zijn of haar functie.

6. Handelingen binnen PraktijkDesk kunnen worden gelogd voor beveiliging, controle, ondersteuning en onderzoek naar misbruik.

7. Toegangsrechten worden periodiek gecontroleerd en ingetrokken wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn.

8. Verplichtingen van de Gebruiker

De Gebruiker:

a. verstrekt voor zover redelijkerwijs mogelijk juiste en actuele informatie;
b. gebruikt PraktijkDesk uitsluitend voor rechtmatige en zakelijke doeleinden;
c. respecteert de privacy en vertrouwelijkheid van andere personen;
d. downloadt, kopieert of deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is;
e. registreert geen medische of andere bijzondere persoonsgegevens in vrije tekstvelden, tenzij dit uitdrukkelijk is toegestaan en daarvoor een geldige grondslag bestaat;
f. probeert geen beveiliging of toegangsbeperking te omzeilen;
g. meldt onjuiste gegevens, beveiligingsincidenten en mogelijke datalekken zo snel mogelijk via support@praktijkdesk.nl.

9. Koppelingen met externe partners

1. PraktijkDesk kan koppelingen aanbieden met arbodiensten, salarisverwerkers, re-integratiebedrijven en andere HR-dienstverleners.

2. Voor iedere koppeling wordt vooraf duidelijk gemaakt:

   • met welke partner gegevens worden gedeeld;

   • welke gegevens worden gedeeld;

   • voor welk doel dit gebeurt;

   • wie voor de verwerking verantwoordelijk is;

   • op welke grondslag de verwerking berust;

   • of de koppeling noodzakelijk of optioneel is;

   • hoe de koppeling kan worden beëindigd.

3. Een koppeling mag alleen worden geactiveerd door een daartoe bevoegde persoon.

4. PraktijkDesk verstrekt een externe partner niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de betreffende koppeling.

5. Wanneer de partner als subverwerker optreedt, legt PraktijkDesk passende privacy-, geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen aan deze partner op.

6. Een actuele lijst van partners en subverwerkers wordt gepubliceerd op www.highplus.nl of via PraktijkDesk beschikbaar gesteld.

7. Wijzigingen van partners of subverwerkers worden overeenkomstig de afspraken met de Werkgever bekendgemaakt.

10. Beveiliging en vertrouwelijkheid

1. PraktijkDesk en de Werkgever treffen passende technische en organisatorische maatregelen die aansluiten bij de gevoeligheid van de gegevens en de risico’s van de verwerking.

2. Deze maatregelen omvatten, waar passend:

   • versleuteling tijdens verzending en opslag;

   • sterke authenticatie en rollenbeheer;

   • logging en controle van toegang;

   • back-ups en herstelprocedures;

   • periodieke beveiligingstests;

   • procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken;

   • geheimhoudingsverplichtingen voor bevoegde medewerkers en leveranciers.

3. Volledige uitsluiting van beveiligingsincidenten kan niet worden gegarandeerd. Incidenten worden behandeld volgens de toepasselijke wettelijke meld- en informatieverplichtingen.

11. Bewaartermijnen

1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

2. Daarbij wordt rekening gehouden met wettelijke fiscale, arbeidsrechtelijke en administratieve bewaarplichten.

3. De concrete bewaartermijnen worden opgenomen in de privacyverklaring of bewaartermijnenmatrix van PraktijkDesk en de Werkgever.

4. Na beëindiging van de dienstverlening worden gegevens overeenkomstig de verwerkersovereenkomst teruggegeven of verwijderd, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

5. Back-ups worden volgens een vast bewaarschema overschreven of verwijderd.

12. Privacyrechten

De persoon op wie de gegevens betrekking hebben, kan — voor zover de wet dat toestaat — verzoeken om:

• inzage in de eigen persoonsgegevens;

• correctie of aanvulling;

• verwijdering;

• beperking van de verwerking;

• overdracht van gegevens;

• bezwaar tegen een verwerking;

• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Verzoeken die betrekking hebben op HR-gegevens kunnen bij de Werkgever worden ingediend. Wanneer PraktijkDesk zelfstandig verantwoordelijk is voor de betreffende verwerking, kan een verzoek worden ingediend via support@praktijkdesk.nl.

Een betrokkene kan daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Beschikbaarheid en wijzigingen

1. PraktijkDesk streeft naar een betrouwbare en veilige beschikbaarheid van het platform.

2. Onderhoud, storingen, beveiligingsincidenten of overmacht kunnen de beschikbaarheid tijdelijk beperken.

3. PraktijkDesk mag de functionaliteit en deze gebruikersovereenkomst wijzigen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is.

4. Materiële wijzigingen worden vooraf bekendgemaakt.

5. Indien een wijziging een nieuwe optionele verwerking op basis van toestemming introduceert, wordt daarvoor opnieuw afzonderlijke toestemming gevraagd.

14. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele-eigendomsrechten op PraktijkDesk, waaronder software, vormgeving, documentatie en merkaanduidingen, berusten bij Highplus, haar licentiegevers of andere rechthebbenden.

De Gebruiker ontvangt uitsluitend een persoonlijk, beperkt en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van zijn of haar bevoegdheid.

15. Opschorting en beëindiging

1. De toegang kan worden opgeschort of beëindigd bij:

   • beëindiging van het dienstverband of de opdracht;

   • intrekking van de bevoegdheid door de Werkgever;

   • misbruik of een beveiligingsrisico;

   • overtreding van deze overeenkomst;

   • beëindiging van de overeenkomst tussen PraktijkDesk en de Werkgever.

2. Beëindiging van het account betekent niet automatisch dat alle persoonsgegevens direct worden verwijderd. Gegevens kunnen nog worden bewaard wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

16. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van PraktijkDesk wordt geregeld in de hoofdovereenkomst met de Werkgever. Niets in deze gebruikersovereenkomst sluit aansprakelijkheid uit voor zover uitsluiting volgens dwingend recht niet is toegestaan.

17. Toepasselijk recht

Op deze gebruikersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

18. Contactgegevens

Highplus – PraktijkDesk
Gietenstraat 110
2545 XD Den Haag
KvK-nummer: 89887190
Website: www.highplus.nl
E-mail: support@praktijkdesk.nl

Vragen over het gebruik van PraktijkDesk, privacy, beveiligingsincidenten en mogelijke datalekken kunnen via support@praktijkdesk.nl worden